【書評】速攻で仕事をする人の手帳のワザ

いよいよ2022年が始まり、4月までもう少しですね。この時期の店頭には手帳コーナーが賑わっていて、春からどの手帳を使おうか?と何度もお店に足を運ばれる方もいらっしゃるのではないでしょうか?

今回はジブン手帳の開発者で有名な佐久間英彰さんの著書である「速攻で仕事をする人の手帳のワザ」をご紹介します。

手帳選びに悩まれている方も、すでに使っているがもっと活用できないかと考えている方におすすめの書籍となっています。

本の概要

タイトルでは「速攻で仕事をする〜」と書かれていますが、プライベートで手帳を使ってる方でも活用できるテクニックが詰まっています。

  • どんな手帳(フォーマット)を選ぶべきか?
  • 紙の手帳がいいのはなぜ?
  • 夢を実現させるためには手帳をどのように活用する?
  • プロジェクトを管理する手法は?

などの疑問に対するヒントが詰まっているため、手帳初心者の方から上級者の方にもお役立ち情報満載です!

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本書をお勧めする方

  • 手帳選びに悩んでいる方
  • ジブン手帳に関心のある方、もしくはジブン手帳のようにカスタマイズしてみたい方
  • 1年の予定管理だけでなく、手帳をより徹底的に活用したいと考えている方

手帳の選び方

本書の中では、イヤリー(年間)も紹介されていますが、イヤリーだけの手帳はあまり見かけたことないなため省略します。

マンスリー

1ヶ月の予定を見開きで確認できるタイプで、月単位で管理するのに便利なフォーマットです。本書では、下記に当てはまる方におすすめできると書かれています。

  • 時間管理する必要のない人
  • 週またぎや定期的な予定がある人
  • 1日1〜2件しか予定がない人

大学生時代、マンスリー手帳をよく活用していました。

活用していた理由の一つとして、バイトのシフトや旅行の日程など、1日に大きな予定が1〜2件しかなかったため、マンスリーの箇所だけで事足りたことがあげられます。

また、ウィークリーやデイリーなども搭載している手帳ですと、書ける量が増える分だけ持ち運ぶのに重かったことも要因の一つです。軽量化できるマンスリーを好んで使っていました。

一概には言えませんが、月末月初の締め切りだけを管理したい事務職や経理職の方、出勤日を把握するために活用されたいシフト制のお仕事をされている方に向いていると思います。

ウィークリー

1週間の予定を見開きで確認できるタイプで、時間できっちり管理したい方に便利です。本書では、下記に当てはまる方におすすめできると書かれています。

  • 移動が多い人
  • 時間管理したい人
  • 1日に複数予定がある人

社会人になってからはウィークリーを使うことが増えました。特に縦軸に時間が記載されているバーチカルを愛用しています。

現職では、会議やイベントなど特定の時間にすることが多く、自分一人ですべき作業を確保できる時間を把握するのにバーチカル手帳がうってつけでした。営業職や企画職などでお勤めされている方に向いていると思います。

デイリー

1頁1日分書けるたっぷりスペースのあるタイプです。Loftで販売している「ほぼ日手帳」などが有名ですね!本書では下記の方におすすめと書いてあります。

  • ライフログを記録したい人

以前、デイリー型の手帳にチャレンジして私は挫折してしまいました……。

自分の趣味・毎日の勉強・研究成果など1年を通して記録し続けたい人に向いていると思います。

逆に、中長期のプロジェクトを管理したい方には向いてないでしょう。1週間/1ヶ月〜数ヶ月の流れは掴みにくい仕様となっています。

もし今、私がデイリー型の手帳を使うとしたら、資格の勉強記録かゲーム進行の記録を取ると思います(mother2名作すぎる……)。

実際に試してみたい手帳の活用法3選

夢をカテゴリーごとに細分化してみる

「夢をカテゴリーごとに細分化してみる」と見出しで書いてますが、「夢ではなく『目標』と言う」ことを推奨されています。

理由としては、表現を目標という現実に落とし込みやすくすることで、意識を変換するためです。そうすることで、実際に目標を達成するためにはどうすればいいのかをブレイクダウンしやすくなります。

さらに目標をカテゴリーで分けることをおすすめされています。

仕事・資格・金銭・人間関係・健康・趣味・旅行・家族・友人…… 単純に考えてもこれくらいは簡単に細分化できます。そうすることで、たとえば「仕事に対する夢(目標)は何だろう?」「旅行の夢(目標)は?」など、具体的に自分に自問自答でき、ひとつひとつ答えられるようになります。

速攻で仕事をする人の手帳のワザ 佐久間英彰著

目標を立てるとき、つい1つのカテゴリーで考えてしまいがちではないでしょうか?行動の幅を広げて目標設定したいときカテゴライズする考えは活かせると思います。

ちなみに私は現在下記のような目標を立てています。

仕事:ブログを通じてGoogleアナリティクスの分析方法を学ぶ
資格:基本情報技術者試験(11月)に受かる
金銭:年間貯金50万
人間関係:コロナで会えていない友人たちに連絡を取る
健康:月4回ジムへ行く、お風呂上がりにストレッチする
趣味:ピアノ教室で出された課題を一発合格する

ざっくりとした目標設定ではありますが、カテゴリーごとに1つはすぐに思いつきました(目標設定のコツは別の記事にて解説します)。

補足の情報ではありますが著者の佐久間さん以外の方も、カテゴライズして目標を立てる考えの方が少なくありません。

たとえば、以前、逆算手帳という目標から逆算してプランを立てて実現するというコンセプトのものを使ったことがあります。その手帳も同じように目標のカテゴリが8つに分かれていました。

なんでもリストを書いてみる

著書では以下のようなリストを作成することを推奨されています。

  • おすすめされたこと
  • 頂き物リスト
  • 贈った物リスト
  • 死ぬまでにやりたいことリスト

ちなみにジブン手帳の「DIARY」を購入すると、プレゼントリストや本・映画リストなどがデフォルトで記載されています。

自身でカスタマイズすることが得意でない方や、自作することを面倒くさく感じる方は、初めからジブン手帳を使用してみることもありだと思います!

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プロジェクトを管理してみる

プロジェクトの本質は「ゴール」の設定であり、「ゴール」に向けてすることは大きく3つあると書かれています。

  1. やること(タスク):タスクリストを作り、工程を細分化。必要な日数を書く
  2. 長期的視点:長期間の流れを俯瞰し、いつまでに何をやるかを理解する
  3. 短期的視点:各人がいつまでに何をやるか把握すること

プロジェクトというと、仕事で長期的なスパンの案件を思い浮かばれる方も多いのではないでしょうか?実際にはプライベートでもプロジェクトとして捉えられるものは数多くあります。

例えば、ダイエット。1週間で痩せる!という本も世の中には数多く出回っていますが、実際は数ヶ月に及ぶプロジェクトと言えるでしょう。

また学生の方などは、文化祭。社会人の方は、BBQ。など楽しいイベント企画/運営にもプロジェクトの考え方は役に立ちます。

管理の手順でいえば、下記の通りです。

  1. ゴールに向けてタスクを決める
  2. ガントチャートに埋める
  3. ウィークリーに時間を記入

手順の中であまりできていなかったことが「2.ガントチャートに埋める」と言うものでした。

普段ガントチャートを使ってはいないのですが、重要なのは「逆算した上で開始日の早いタスクにかかる日数と責任者を入力、意識する」「マイルストーンの設定」の2点だと感じました。

手順1のゴールに向けたタスク出し・決定は普段から行なっています。ただし、いつからいつまでにやるという設定の見通しが甘くなりがちで、いつの間にかずるずる後ろ倒しになることが多々あります。

原因として考えられるのは、①タスクごとにかかる日数の見積もりの甘さ②マイルストーンの設定が薄いからだと考えています。

特に②に関して言えば、そもそもマイルストーンとは、「この日までに完了していないと全体の予定に大きな影響が起きる節目」という意味です。

プロジェクトの途中で、タスクごとにかかる日数が超過してしまいうんざりしたとしても、マイルストーンをしっかり設定していれば、リカバリーができたと思います。

ガントチャートは長期的視点で重宝するものです。つい短期的視点でした考えられない方は、ガントチャートを用いて全体像をつかむことが必要となってくるでしょう。

まとめ

佐久間英彰さん著書の「速攻で仕事する人の手帳のワザ」をご紹介しました。

スケジュールの管理方法だけでなく、プロジェクトを管理する上での考え方や、目標の立て方など1年だけでは収まらないスケールでの目線を知ることができました。

みなさまの手帳選びや、手帳の書き方に関するヒントとしてお役に立てれば幸いです!

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